Com montar um plano de comunicação interna

Comunicação interna: a hora é essa!

Motivação e engajamento entre os colaboradores e a empresa são as palavras de ordem para uma comunicação interna planejada.

Você já parou pra pensar que o seu público interno movimenta tanto quanto seu público externo ou até mais? Já ouviu falar em embaixadores de marca?

Os colaboradores de uma empresa são os responsáveis pela produtividade e bom funcionamento. No entanto, isso não é possível com falta de confiança, desconhecimento das ações e propósitos da empresa.

Estes problemas são minimizados ou solucionados com a comunicação interna.

Se você está pensando em alinhar ou montar um plano de comunicação interna, acompanhe este artigo.

O conceito de comunicação interna

Como apoio à comunicação integrada e ao marketing, a comunicação interna aborda o público-interno, ou seja, os funcionários, estrategicamente com informações relevantes em suas ações.

Gaudêncio Torquato, escritor e jornalista especializado em jornalismo empresarial, diz em seu livro “Tratado de comunicação organizacional e política” que a função essencial da comunicação interna é “contribuir para o desenvolvimento e a manutenção de um clima positivo, propício ao cumprimento das metas estratégicas da organização e ao crescimento continuado de suas atividades e serviços à expansão de suas linhas de produtos.”

A mensagem da comunicação interna

As comunicações podem ser as mais variadas dentro de uma organização. Desde valores, missões, visões, estratégias de mercado e objetivos organizacionais, até mensagens a grupos específicos com feedback, metas e projeções por departamento.

O compartilhamento das informações ocorre em dois formatos de mensagem:

  • mensagem vertical: entre superiores e os demais colaboradores e vice-versa;
  • mensagem horizontal: entre os colaboradores de mesmo nível hierárquico.

No final, o objetivo de uma boa comunicação é o alinhamento entre discursos e o engajamento entre os colaboradores em prol da empresa.

Comunicação interna x endomarketing

É possível que você já tenha ouvido falar em endomarketing e até use os termos sem grande distinção. No entanto, compreendê-los leva a uma prática mais assertiva da comunicação.

A diferença entre os termos está no olhar para o público e seus objetivos estratégicos.

Para endomarketing, entende-se o público interno como cliente interno, ou seja, os colaboradores possuem características muito próximas de um cliente externo no sentido de necessidades. É preciso conquistá-lo, gerar impacto e fidelidade para o que o funcionário trabalhe em prol da organização.

Já na comunicação interna pretende-se informar o público interno, conscientizá-lo, transmitir uma mensagem criando um relacionamento com a empresa.

Comunicação interna são os processos de informação, já o endomarketing, incentivo e interação entre colaboradores e empresa.

Como o plano de comunicação afeta seus lucros

Com públicos tão diversos, muitas empresas focam mais no público externo, que teoricamente é responsável pela lucratividade da empresa.

No entanto, de acordo com pesquisa realizada pela Aon Hewitt, consultoria em benefícios e capital humano, um colaborador sem engajamento afeta até U$ 10 mil o lucro anual de uma empresa.

A comunicação realiza uma combinação muito eficaz entre gestão estratégica e produtividade, e o resultado desta ação é, consequentemente, lucro à empresa e expansão de mercado.

Lembre-se: o principal recurso de uma empresa são as pessoas!

Como montar um plano de comunicação interna

Agora que você já conhece os motivos para ter um plano de comunicação interna, nada melhor que começar o quanto antes com as melhores práticas da comunicação.

Não existe uma fórmula mágica para solucionar todas as questões internas. No entanto, o plano de comunicação empresarial bem feito passa por estas etapas:

  • Introdução

Observe relatórios de anos anteriores, referências de concorrentes e mesmo sugestões dos funcionários. Apresente para a equipe com o objetivo de introdução e impacte com a necessidade de um plano e possíveis resultados. Não estenda muito!

  • Faça um diagnóstico

Nesta fase deve-se entender o cenário de trabalho, urgências, prioridades e visualizar passos futuros alinhados às estratégias organizacionais.

Com os planos estratégicos da empresa em mãos para os próximos meses, analise o que pode ser conquistado com a comunicação interna para apoiar esses objetivos. Por exemplo, se a empresa pretende lançar um novo produto no mercado, o que as equipes precisam saber e como lidar com as demandas que este produto trarão.

Avalie as características dos colaboradores, suas idades, gêneros, formação, como chegam na empresa, entre outros. Além destas informações, considere características comportamentais, como os funcionários reagem, como se articulam.

Identifique as falhas de comunicação e como elas impactam nos processos e estratégias anteriores.

  • Defina os objetivos

Com os dados coletados, é hora de se perguntar: aonde sua empresa pretende chegar? Veja exemplos possíveis:

  1. Melhorar o clima organizacional;
  2. Gerar confiança na empresa;
  3. Incentivar o trabalho em equipe.
  • Plano de comunicação

Registre as necessidades e o que será feito para melhorar as respostas.

  1. Melhorar o clima organizacional: apresentar as realizações pessoais dos colaboradores com um mural digital no refeitório;
  2. Gerar confiança na empresa: demonstrar ações realizadas e o que resultaram através de passo a passo com infográficos ilustrados;
  3. Incentivar o trabalho em equipe: realizar encontros entre setores, entre hierarquias diferentes e localidades para palestras e dinâmicas de grupo.
  • Cronograma e orçamento

Defina um calendário para todas as ações, das menores às maiores. Adquira os orçamentos com parceiros e fornecedores e aplique todo o conteúdo em planilhas.

  • Conclusão do período

Apresente o que foi realizado e seus resultados. Seja didático e utilize linguagem simplificada para que todos absorvam as dinâmicas realizadas e se apropriem das ideias para propagá-las na empresa.

Tenha em mente que um planejamento adequado à realidade da sua empresa pode minimizar ou resolver muitos dos problemas. 

7 estratégias matadoras de comunicação interna

Conheça, agora, 7 estratégias de comunicação interna e exemplos utilizados por grandes corporações. Esteja pronto para colocá-las em prática.

1. Aposte em conteúdos descompromissados também

Mensagens verticais, ou seja, de superiores aos subordinados, perdem relevância se focar unicamente nas necessidades da empresa. Invista em assuntos agradáveis ao colaborador.

Utilize das conversas informais do dia a dia e leve informações que enalteçam o funcionário e o espírito de equipe como uma boa ação realizada, uma conquista, uma confraternização, entre outros tópicos descompromissados.

Um conteúdo relevante atrai, envolve e gera valores positivos ao negócio.

Para facilitar o processo, pense em criar um comitê para o conteúdo. Este comitê deve ser composto por colaboradores de setores relevantes ao negócio como área Comercial, Recursos Humanos e Diretoria.

2. Desenvolva ações híbridas: on-line e off-line em conjunto

Com o avanço de tecnologias e praticidades é natural que os usuários se sintam mais confortáveis com a comunicação digital, como redes sociais, intranet, blogs e apps de mensagens.

Utilize em conjunto os meios offine, numa verdadeira estratégia cross channel, ou seja, um canal de comunicação apoiando o outro com informações que ampliem o assunto, e atingindo o usuário de forma assertiva, rápida e livre de ruídos.

3. Construa narrativas com diálogos pessoais

Para atingir melhores resultados no diálogo entre a empresa e o funcionário, organize sua estratégia mais baseada na comunicação interpessoal e o mínimo possível atrelada a outros recursos.

Um facilitador são os encontros de discussão. Que tal reuniões semanais ou encontros matinais com o time para divulgar os avisos e sanar dúvidas sobre eles? Além de agilizar os processos internos, estes encontros estreitam o relacionamento entre os colaboradores.

4. Omnichannel

O termo omnichannel se refere ao usuário que utiliza diversos canais de comunicação, e em alguns momentos ao mesmo tempo.

Off-line: impressos, outdoors, revistas e jornais; Online: intranet, website, aplicativos, redes sociais e email; In-store: layout de loja e layout da empresa; Endomarketing: cultura organizacional e ações de engajamento.

Neste contexto, fica claro que não há mais o discurso de on-line ou off-line. As ferramentas se complementam para um objetivo final de experiência do público-alvo.

Procure se informar sobre quais ferramentas os colaboradores estão utilizando neste momento. E reveja-as periodicamente. Dirija conteúdos específicos para cada canal e colaboradores que o utilizam.

5. As redes sociais são suas aliadas

As mídias sociais têm sido utilizadas no marketing digital como a nova resposta para que as empresas se conectem com seus clientes. E elas também podem ser uma boa alternativa para se relacionar com o público interno. Isso porque a grande maioria das pessoas já tiveram que se adaptar à nova realidade do universo digital.

Como? Criando perfis fechados nas redes, exclusivos para funcionários, ou ainda dando vida a grupos— como no Facebook — que estimula a troca de conhecimento, a interação. No LinkedIn, os colaboradores podem, por exemplo, vincular seu próprio perfil à página da empresa, o que permite a eles serem abastecidos de conteúdo de qualidade, de forma periódica.

6. Interaja! As pessoas querem falar e ser ouvidas

A melhor maneira para gerar engajamento é tornar os colaboradores parte do processo. Estamos na era da interação!

E não é necessário usar todo o orçamento de comunicação. Um exemplo interessante são as ações “one-to-one”. São aquelas ações que acontecem pessoalmente (os conhecidos e já tradicionais “Café com o Presidente” ou “Café com o Gestor”). O funcionário recebe a resposta de que precisa de forma imediata e transparente tornando o processo muito eficaz. Isso reforça a confiança no relacionamento.

Se você preferir, pode utilizar uma alternativa digital, criando um fórum on-line onde os colaboradores têm a oportunidade de fazer perguntas ou apresentar suas opiniões a qualquer hora e de diferentes dispositivos.

7. Manual do colaborador

Essa é uma forma muito inteligente de otimizar a comunicação interna. Quanto tempo você gasta repassando sempre as mesmas informações toda vez que alguém entra na empresa? Ou quando aquele funcionário antigo resolve fazer a mesma pergunta pela décima vez?

Crie um manual que reúna o máximo de informações relevantes, perguntas frequentes e esclarecimentos de dúvidas que a equipe já apresentou. Formate-o eletronicamente e disponibilize o material na intranet ou por e-mail. Você investirá muito pouco e garantirá que as informações mais essenciais cheguem a todos os colaboradores.

 

Neste artigo você observou a importância da comunicação interna tanto para o colaborador quanto para a empresa. Perceba que flexibilidade e criatividade são essenciais para encontrar soluções de comunicação que se adaptem às suas características financeiras, culturais e comportamentais.

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